Chưa kể đến việc lo ăn, ở, nghỉ ngơi, vé máy bay hai chiều, đi lại trong nước, tập luyện... cũng hết sức công phu.

Đó là thông tin ban đầu về công tác chuẩn bị cho buổi hòa nhạc từ 14 – 15/7 tại Nhà hát lớn Hà Nội được tiết lộ bởi ekip gồm nghệ sĩ Bùi Công Duy, MC Anh Tuấn, đạo diễn Việt Tú.

Dàn nhạc Berliner Symphoniker là dấu ấn văn hóa của thành phố Berlin, Đức. Họ đã làm giàu có các chương trình biểu diễn trên sân khấu âm nhạc cổ điển thế giới suốt 40 năm qua. Truyền thống âm nhạc, các tour diễn quốc tế và những thành công được ghi nhận trong khu vực đã khiến dàn nhạc trở thành một thương hiệu được công nhận trên toàn thế giới.

Một dàn nhạc giao hưởng lớn như Berliner Symphonike thường đã kín lịch diễn từ 1 - 3 năm, nên việc tìm ra khe hở thời gian trống trong quá trình họ lưu diễn không đơn giản. Thông thường, theo đạo diễn Việt Tú, muốn liên hệ với các dàn nhạc quốc tế lớn, phải qua các nhà trung gian, tuy nhiên, cách làm này thường gặp rủi ro.

Để tổ chức một buổi hòa nhạc đẳng cấp như thế này ở Việt Nam, thường chỉ có các tập đoàn, thương hiệu lớn mới có thể cáng đáng nổi chi phí. Bởi vậy, lần đầu tiên, các cá nhân nghệ sĩ và một công ty tổ chức biểu diễn tư nhân đã “liều mình” thực hiện. Họ đã may mắn, gõ cửa được các mạnh thường quân là một hãng hàng không lo việc vận chuyển các nghệ sĩ, một khách sạn 5 sao trên phố Tràng Tiền lo ăn ở.

66 nghệ sĩ thuộc dàn nhạc giao hưởng Berliner Symphoniker mang nhạc cụ triệu đô sang Việt Nam, bởi vậy, thủ tục tạm nhập và tái xuất thiết bị cho họ rất phức tạp và tốn nhiều công sức.

Bùi Công Duy cho hay, từ khi lên ý tưởng tới nay, họ đã mất 2 năm thuyết phục, thương thảo, nhưng may mắn có sự giúp đỡ của “người nhà” là nghệ sĩ violon Lê Ngọc Anh Kiệt (người đã chơi violon nhiều năm cho Berliner Symphonike). Ngoài ra, nhạc trưởng Lior Sambadal của Dàn nhạc từng tới Việt Nam làm việc với Bùi Công Duy. Trước tấm thịnh tình, sự hiếu khách của ekip, các nghệ sĩ trong dàn nhạc đã nhận lời mời với mức cat-sê “hữu nghị”, nhưng không dưới mức sàn của thế giới.

Nghe thì có vẻ thuận lợi, nhưng kỳ thực, việc thống nhất về chương trình biểu diễn lại là điều gây tranh cãi nhiều nhất. Thông thường dàn nhạc Berliner Symphonike khi đi lưu diễn quốc tế chỉ chơi những bản nhạc đồ sộ nhất, hoành tráng nhất và là đỉnh cao của giao hưởng Đức để trưng trổ tài năng của nghệ sĩ và tôn vinh âm nhạc Đức. Tuy nhiên, với một buổi hòa nhạc như vậy, khán giả Việt Nam sẽ rất khó để có thể “theo” nổi bởi trình độ về nhạc cổ điển của ta còn quá xa với họ.

Bởi vậy, ban đầu, khi Bùi Công Duy đưa ra nhạc mục với các trích đoạn ngắn, giàu tính giai điệu, họ đã phản ứng quyết liệt. Sau nhiều lần làm việc, hai bên đã đi đến thỏa thuận, chia chương trình ra gồm 2 phần: phần 1 chơi những tác phẩm kinh điển được gọi là "quốc ca của âm nhạc", phần hai là chơi những trích đoạn nhỏ và vẫn phát huy được điểm mạnh của dàn nhạc Đức là dàn kèn với các khúc vui tươi, nhí nhảnh, đậm chất phiêu lưu như khúc mở màn Ruslan và Lyudmila, hay những điệu nhảy vui nhộn Polka “sấm và chớp”…

Việt Tú cho hay, tuy anh đảm nhiệm vai trò đạo diễn, nhưng mọi việc anh phải làm là không được thêm bớt bất cứ yếu tố nào ngoài chuẩn của quốc tế đã quy định sẵn cho một buổi hòa nhạc cổ điển.
Chương trình còn có sự tham gia của nghệ sĩ piano nổi tiếng người Hàn Quốc - Kun Woo Paik - ông cũng đặc biệt phá lệ biểu diễn hai đêm hai bản concerto khác nhau để phục vụ khán giả yêu nhạc Việt Nam.